Quando as pessoas ouvem "certificação ISO 9001", muitas vezes imaginam pilhas de papelada, procedimentos complexos e pesadelos burocráticos.Esta percepção não poderia estar mais longe da verdade, especialmente desde a revisão de 2015 da norma.
ISO 9001: Não é o que você pensa
A norma ISO 9001:2015 representa uma mudança significativa em relação às versões anteriores, afastando-se dos requisitos rígidos de documentação em direção a um padrão mais flexível.abordagem prática dos sistemas de gestão da qualidadeO princípio chave é simples: documentar o que é necessário para apoiar operações eficazes e melhorias contínuas, não criar papelada por papelada.
Por que a documentação ainda é importante
Embora os requisitos de documentação se tenham tornado mais simplificados, continuam a ser essenciais para quatro objectivos críticos:
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Comunicação de informação:A documentação garante a coerência entre as equipas e com os parceiros externos, evitando mal-entendidos sobre processos, responsabilidades e normas.
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Evidência de conformidade:Os registos demonstram que os produtos, serviços e processos cumprem os requisitos estabelecidos, criando confiança entre os clientes e os reguladores.
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Preservação do conhecimento:Procedimentos documentados e melhores práticas evitam a perda de conhecimentos quando os empregados saem e permitem uma integração eficiente.
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Transferência de experiência:As especificações técnicas e a documentação de processos permitem que as organizações aproveitem os sucessos passados ao desenvolver novos produtos ou serviços.
Dois tipos de informação documentada
A norma ISO 9001:2015 distingue entre:
Documentação mantida
Estes são documentos vivos que descrevem como as atividades ou processos devem ser realizados (anteriormente chamados de "procedimentos documentados").
- Políticas e objectivos de qualidade
- Descrição do processo
- Instruções de trabalho
Documentação conservada
Estes são registos que fornecem evidências de atividades realizadas (anteriormente chamadas de "registros").
- Relatórios de inspecção
- Registros de formação
- Acta da reunião
- Certificados de calibração
Controle eficaz dos documentos
O controle moderno de documentos não requer montanhas de papel. As organizações podem usar formatos digitais (folhas de cálculo, vídeos, imagens, etc.) desde que implementem mecanismos de controle adequados, incluindo:
- Procedimentos claros de controlo dos documentos
- Sistemas seguros de gestão de documentos
- Formação do pessoal sobre os requisitos de documentação
- Auditorias regulares de controlo dos documentos
Documentação obrigatória ao abrigo da norma ISO 9001:2015
Documentação mantida
- Área de aplicação do sistema de gestão da qualidade
- Política de qualidade
- Objetivos de qualidade
- Critérios de avaliação do fornecedor
Documentação conservada
- Registros de calibração do equipamento
- Registros de qualificações do pessoal
- Revisões dos requisitos do produto/serviço
- Registros de projeto e desenvolvimento
- Registros de produção/prestação de serviços
- Relatórios de não conformidade
- Registros de auditoria interna e de revisão da gestão
Documentação recomendada (mas opcional)
Embora não sejam obrigatórios, estes documentos podem melhorar a gestão da qualidade:
- Procedimentos de avaliação dos riscos
- Programas de desenvolvimento de competências
- Procedimentos de manutenção do equipamento
- Processos de monitorização da satisfação do cliente
Conclusão
A certificação ISO 9001 concentra-se na construção de sistemas eficazes de gestão da qualidade, não na criação de papelada desnecessária.Compreendendo a abordagem flexível da norma para a documentação e implementando controles adequados, as organizações podem obter a certificação enquanto melhoram as suas operações.
